Формуляр за лична карта 2. Попълнете личната карта на служителя. Видове документи, които служат като основа за преизчисляване на трудовия стаж в случай на отстраняване от работа

Трудовото законодателство задължава работодателите да формират лична карта за всеки служител. Необходимостта от поддържането му е залегнала в параграф 12 от Правилата за поддържане и съхранение на трудовите книжки. Ще ви кажем как да попълните личната карта на служител във формуляра T-2.

Сред задължителните документи за формиране на досиета на служителите личната карта е посочена в Кодекса на труда, а необходимостта от нейното поддържане е залегнала в параграф 12 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки. Ще ви кажем как да попълните личната карта на служител във формуляра T-2.

Защо имам нужда от лична карта на служител?

Лична карта на служител във формуляр Т-2 - използва се за систематизиране на всички данни на служителите. Извършва се от момента на наемане на работа в организацията и се допълва през целия трудов стаж. Съдържа копия на документи:

  • паспорти, SNILS;
  • относно образованието;
  • военна регистрация и др.

Единният формуляр T-2 е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика от 01.05.2004 г. № 1 и се използва от 3 април 2004 г. Формира се за всеки служител, включително служителите на непълно работно време. При приемане на служител в организацията се попълват всички необходими данни, които впоследствие с промени по време на трудова дейноств рамките на компанията подлежат на корекция.


Личната карта съдържа информация за служителя:

  • лични данни (име, дата и място на раждане, гражданство);
  • информация за образованието;
  • работен опит;
  • семейно положение и състав на семейството;
  • паспортни данни;
  • жилищен адрес;
  • информация за военна регистрация;
  • набиране и данни за премествания на други длъжности;
  • информация за сертифициране, повишаване на квалификацията и преквалификация по професията;
  • всички повишения и получени титли;
  • празници от всякакъв вид;
  • наличие на социални придобивки.

Както можете да видите, това е най-пълният набор от данни за служител, който работодателят може да има.

Как да попълните лична карта на служител във формуляра T-2 през 2020 г

Юридическите лица, независимо от формата на собственост, трябва да прилагат единния формуляр Т-2. Ако е необходимо да се направят промени, свързани с включване на допълнителни редове, детайли и др., работодателят трябва да коригира това със заповед. Премахването на подробности от формуляра е забранено.

Законодателството установява крайния срок за попълване на трудова книжка след наемане - 7 дни, но не го определя за лична карта. Служителите по персонала обаче са склонни да се придържат към подобен срок и записите в трудовата книжка и формуляра T-2 се попълват паралелно.

Стъпка по стъпка попълването на лична карта може да бъде описано по следния начин:

Заглавка на документа:

Името на организацията се предписва в строго съответствие с учредителните документи и се попълва таблица, която посочва:

  • дата на изготвяне на документа;
  • номерът според графика, определен на служителя по време на работа в дружеството;
  • TIN на платеца и SNILS;
  • в колона "Азбука" се посочва първата буква от фамилното име на служителя;
  • при попълване на графа "Естество на работата" се поставя знакът "постоянно" или "временно" в зависимост от сключения трудов договор;
  • след това следва уточняваща колона "Видове работа" - основно или непълно работно време;
  • таблицата се попълва с посочване на пола на служителя.


Раздел I Главна информация:

Попълнен пълна информацияотносно служителя:

дата и номертрудовия договор, въз основа на който служителят е назначен на работа.

Пълно име без съкращения в именителен падеж, дата на раждане в слово-цифрен формат (месецът се изписва с дума).

Място на раждане в съответствие с паспорта (намерете правилния код на OKATO ще помогне на онлайн услугата).

Информация за гражданство, въведете една от опциите:

  • гражданин Руска федерация - 1;
  • гражданин на Руската федерация и на чужда държава - 2;
  • чужд гражданин - 3;
  • лица без гражданство - 4.

Със знания чужд езикпопълва се съответният ред, в който се посочва езикът и степента на владеенето му:

  • Чета и превеждам с речник - 1.
  • Чета и мога да обяснявам - 2;
  • свободно - 3.

Информация за образование, включително всички подробности в съответствие с представените документи (име на учебно заведение, година на завършване, направление или специалност);

Ако има документ, потвърждаващ завършването на следдипломна квалификация, специалност, докторантура, се попълва съответната таблица;

В ред "Професия" като основна е посочена, документирана.

Ако са няколко, се записва в основния, за който е назначен, а останалите се записват в ред "Други". Това може да е полезно при прехвърляне на друга позиция.

Тук е удобно да намерите кода OKPDTR, като въведете само специалността.

В реда „Стаж“ се посочва броят на дните, месеците и годините общ, непрекъснат и право на надбавка за трудов стаж в съответствие с трудовата книжка на служителя - изчислението може да се направи с помощта на онлайн калкулатор;

За да се посочи семейното положение, се използва директорията OKIN, в която кодирането се извършва в следния ред:

  • 1 - никога не е бил;
  • 2 - регистриран е;
  • 3 - е в нерегистрирания;
  • 4 - вдовица (вдовец);
  • 5 - официално разведен (регистриран развод);
  • 6 - разпръснати.

Правилата за попълване на формуляр T-2 изключват използването на формулировка "женен" или "неженен".

Таблица за състава на семейството, въвежда се информация за най-близките роднини (родители, деца, братя, сестри);

Точка 11-12.

Посочват се паспортни данни, адрес по регистрация и действително пребиваване.


Раздел II. Военна сметка:

При наемане на гражданин, който подлежи на военна регистрация, той е длъжен да представи военна карта или съответно удостоверение в службата за персонал. Въз основа на тези документи се попълва табличната част на личния картон.

В долната част на втория лист на формуляр Т2 служителят по персонала поставя своята длъжност, личен подпис и препис. След това документът се предава за запознаване на служителя, за когото е съставен, което се потвърждава от личния му подпис и датата на запознаване.


Раздел III. Подробности за работата:

През целия период на работа във фирмата тук ще се въвежда информация за всички промени, които също ще бъдат отразени в трудовата книжка на служителя. Първоначалният запис трябва да съдържа подробности за заетостта.

Всяко вписване трябва да бъде потвърдено с подписа на служителя, за когото се въвежда личния картон.


Раздел IV. Сертификация:

В редица организации се извършва периодично сертифициране на служители, информация за което се въвежда в този раздел.

Раздели V и VI. Информация за повишаване на квалификацията и професионална преквалификация.

По време на периода на работа служителят има право да повиши нивото си на квалификация и да представи подкрепящи документи в отдела по персонала на организацията. Въз основа на тях информация за:

  • начална и крайна дата на обучението;
  • вид увеличение;
  • името на институцията, където е преминал;
  • подкрепящ документ (подробности).

Ако инициаторът на повишаване на квалификацията или преквалификацията е работодателят, тогава се попълва колоната "Основание".

Раздел VII. Награди и промоции:

Всички държавни награди или получени от организацията се правят чрез вписвания в трудовата книжка на служителя. Те са дублирани в личния му картон.

Раздел VIII. ваканция:

Всички видове ваканции, които се предоставят на служител по време на работа в организацията, се записват в раздела на формуляра T-2. Те се въвеждат в съответствие с поръчките, чиито данни са посочени в колона "Основание".

В деня, в който ваканцията започва, служителят по персонала попълва колони 1-5, след края - колона 6.

Ако ваканцията е заменена с парично обезщетение, тогава:

  • колони 1-3 се попълват по общото правило;
  • колона 4 показва броя на дните за заместване,
  • в 5 и 6 се прави запис „Замяна на ваканция с парично обезщетение“.


В случай, че колоните на този раздел са напълно попълнени, е необходимо да се направи допълнителен лист с подобна таблица. Той се поставя в картата T-2 и е продължение на раздела.

Раздел IX. Социални осигуровки:

Служител може да бъде инвалид, дарител, ликвидатор на Чернобилската АЕЦ и др., което му дава право на социални помощи. Тази информация трябва да бъде включена в този раздел.

Цялата информация за служителя, която не е включена в други раздели, може да бъде посочена в раздела " Допълнителна информация».


Прекратяването на трудовите правоотношения (уволнение) на служител води до попълване на раздел XI.

Посочва се датата на уволнението и причината (заповед). Тези данни се удостоверяват от служителя по персонала и уволнения служител.


Попълнен образец на лична карта на служител през 2020 г


Как и колко дълго се съхранява формуляр T-2?

Личните карти на служителите се съхраняват в отдела по човешки ресурси на организацията, с изключение на свободен достъп до тях. Забранено е да ги оставяте без надзор на работния плот. За съхранение на такива документи следва да се предвидят метални заключващи се шкафове.

Срокът за съхранение се определя въз основа на стандартите, приложими за документите за персонала. Той е на 50 години.

Законът предвижда два случая, когато се изисква лична карта:

  • запознайте се с вписванията в трудовата книжка;
  • водят отчет на наборниците.

На 19 октомври 2019 г. влезе в сила ПМС № 1302 от 9 октомври 2019 г. Той премахна използването на формуляр № T-2 за военна регистрация. Министерството на отбраната само разработва нова форма. Въпреки че не е наличен, препоръчително е да попълните формуляра T-2, това е предвидено в Методическите препоръки на Генералния щаб на въоръжените сили на Руската федерация за поддържане на военна документация в организации от 11.07.2017 г. .

Ако служител бъде преместен на други длъжности и се направят промени в трудовата му книжка, те трябва да бъдат отразени в лична карта и служителят се подписва.

Как и колко да съхранявате

Организациите поддържат лична карта през цялото време на работа на служителя.

След уволнението е необходимо да го съхранявате още 75 години, едва след този период организацията има право да го унищожи.

Инструкции за попълване на лична карта на служител

Формулярът е одобрен с постановление № 1 на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 05.05.2004 г. Формулярът T-2 е обемен документ, така че нека да разберем как да попълним личната карта на служител на T-2.

  1. Датата, която е написана във формата ДД.ММ.ГГГГ (например 15.07.2017 г.).
  2. Персонален номер (пореден номер, присвоен на служителя във фирмата).
  3. TIN (не можете да дадете).
  4. SNILS, който е необходим при кандидатстване за работа (част 1 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако гражданин е нает за първи път, работодателят е длъжен да му издаде този документ.
  5. Азбука, поле за въвеждане на първата буква от фамилията на служителя.
  6. Характерът на работата се записва въз основа на заповедта на директора: временна или постоянна.
  7. Полът се въвежда с буквите M / F или цялата дума.

Видът работа, който е даден в лична карта във формуляра T-2, е изключително основен. Ако служител получи работа на непълно работно време в предприятие, те не стартират лична карта за него, тъй като е на основното място на работа.

Стъпка 1. Попълване на раздел I

Този раздел се попълва с информация от паспорта на служителя. Вписват се с четлив почерк, съкращенията са недопустими. Има нюанси, които трябва да се вземат предвид:

  1. Датата на раждане се въвежда изцяло (например 17 май 1985 г.), но не е забранено да се записва във формат 05/17/1985.
  2. Запис на мястото на раждане (до 100 знака). Допуска се използването на географски съкращения (град, област и др.), но термини като аул, кишлак, станица и село трябва да се въвеждат изцяло.
  3. При наличие на двойно гражданство посочете името на държавата, чийто гражданин е служителят.
  4. Име образователна институция, което е завършил служителят, се вписва така, че да е ясно кое учебно заведение е завършил.
  5. Продължителността на службата се изчислява въз основа на клауза 61 от Резолюцията на Управителния съвет на Пенсионния фонд на Руската федерация от 01.06.2016 г. N 473p.
  6. Пълните имена на членовете на семейството се вписват изцяло, без съкращения.
  7. Ако регистрацията и действителният адрес на пребиваване съвпадат, не е необходимо да дублирате адреса. Във втората колона в този случай те пишат, че действителният адрес съвпада с регистрацията. Разрешено е дублирането на адреса, основният принцип при попълване на формуляра е простотата и яснотата.

Най-трудната част от част I е кодирането. Тук не се допускат грешки:

  • ОКАТО - код местност, одобрен с Указ № 413 на Държавния стандарт на Руската федерация;
  • OKIN - код за гражданство на служителя (гражданство на Руската федерация - 1, двойно - 2, чужденец - 3, без гражданство - 4);
  • OKSO - код на професията или специалността, придобита от служителя в процеса на обучение;
  • OKPDTR - допълнителна формакод на специалността.

Ето пример за попълване на лична карта за служител на T-2.

Стъпка 2. Попълване на Раздел II

Тази част от личната карта се попълва въз основа на военните записи. Трудности при попълването не трябва да възникват, но има редица важни характеристики:

  1. Точка 1 не се попълва, ако лицето, което се наема е офицер от запаса.
  2. Точка 3 се попълва без съкращения.
  3. Точка 7 се попълва с молив, тъй като тази информация често се променя и коригира.
  4. Раздел 2 се проверява и подписва от инспектор ЧР.

В допълнение към подписа се посочва неговият препис и името на длъжността на лицето, което го е проверило.

Раздел 2 се подписва от самия служител. Ето как изглежда образец за попълване на T-2 GS MS лична карта с обяснения.

Стъпка 3. Попълване на раздел III

Грешките в тази част от личната карта са неприемливи, тъй като тази информация определя как ще се счита трудовият стаж на служителя. Първоначалните данни за попълване се съдържат в трудовата книжка и заповедта на директора на предприятието. Служителят удостоверява всички данни с подписа си.

Стъпка 4. Попълване на раздели IV-VII

Раздел 4 - сертифициране, основната точка - "Решението на комисията." Това поле трябва да включва официална формулировка, като например „подходящ за офис“. В случай на несъответствие пишете "не отговаря". Ако е необходимо преосвидетелстване, това се посочва в решението на специалната комисия.

Датите на заверка и регистрация на протокола се записват във формат ДД.ММ.ГГГГ. Информацията за попълване на този раздел се извлича от хартията, която е била издадена на служителя по време на сертифицирането.

Раздели 5-6 - повишаване на квалификацията, професионална преквалификация. Те се попълват според документите на гражданин, който получава работа, или според информация от отдела за персонал. Датите са посочени като ДД.ММ.ГГГГ. Попълването на всички колони е задължително, с изключение на ситуации, когато няма какво да се въведе (например, ако не е имало преквалификация).

Раздел 7 - награди. Този раздел включва всички видове стимули, които служителят е получил по време на работа въз основа на член 191 от Кодекса на труда на Руската федерация и местни актове. В допълнение към записите за награди и почетни титли трябва да се даде списък с тях. Допуска се писането със съкращения, ако това не изкривява смисъла.

Стъпка 5. Попълване на Раздел VIII

Тази част посочва данни за ваканцията на всеки служител:

  • следващ годишен отпуск;
  • отпуск без заплащане;
  • родителски отпуск.

Не забравяйте да посочите вида на ваканцията, нейната времева рамка, продължителност и основание за предоставяне.

Стъпка 6: Попълване на раздел IX

Този раздел на личната карта съдържа цялата информация за обезщетенията, предоставени на служителя в съответствие със законодателството на Руската федерация:

  • намаляване на работната седмица;
  • осигуряване на допълнителен входен ден;
  • заплащане на пътуване до мястото на обучение и др.

Това е една от унифицираните форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане. Формулярът е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика от 01.05.2004 г. № 1. Въпреки факта, че от 01.01.2013 г. използването на този формуляр не е задължително (Информация на Министерството на финансите № ПЗ-10/2012 г.), той продължава да бъде широко използван. И това не е случайно, тъй като личната карта съдържа цялата необходима на работодателя информация за неговите служители.

Тази информация, която не е в личната карта, може да бъде добавена там, тъй като работодателят може да промени формата и съдържанието на формуляра T-2. За отчитане на други данни за служителя, работодателят може да създаде и други карти към унифицирания формуляр. Например лична карта на водача, чиято форма и проба разгледахме в отделна.

В същото време е важно да запомните, че при събирането и съхраняването на лични данни на служителите е необходимо да се гарантира защитата на техните лични данни.

Лична карта (формуляр T-2) се състои от 11 раздела:

Номер на дяла Име на раздел Каква информация се показва
аз Главна информация ПЪЛНО ИМЕ. служител, дата и място на раждане, владеене на чужди езици, образование, трудов стаж, семейно положение, състав на семейството, данни за паспорта и местожителството на служителя и др.
II Информация за военна регистрация Категория запас, военно звание, категория годност за военна служба и др.
III подбор на персонал
и преместване на друга работа		 Дати и основание за наемане и преместване на служител на друга работа, длъжност, заплата и др.
IV Сертификация Дати на атестиране, решения на комисии и др.
V обучение Начални и крайни дати на обучение, видове усъвършенствани обучения, имена на учебни заведения и др.
VI Професионална преквалификация Начални и крайни дати на преквалификация, специалност и др.
VII Награди (насърчения), почетни звания Имена на награди или поощрения, име, номер и дата на документа, който е основание за наградата (насърчение)
VIII ваканция Видове ваканции, периоди на работа, за които се предоставя ваканция, нейната продължителност, начална и крайна дата, основания за ваканция
IX социални осигуровки,
на които работникът или служителят има право по силата на закона		 Наименование на обезщетенията, тяхното основание, номер и дата на документа, даващ право на обезщетение
х Допълнителна информация Например за времето на отстраняване от работа, периоди на престой и др.
XI Основания за прекратяване
трудов договор (уволнение)		 Посочват се причината за уволнението, датата на уволнението и подробностите на съответната заповед

* Графичен лист f.T-12
Лична карта - формуляр № T-2 се попълва въз основа на заповед (инструкция) за наемане на работници от всички категории.
Формулярът за лична карта Т-2 е одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“.
Попълването на лична карта се извършва от служител по персонала. Служителят, за когото е попълнена личната карта, потвърждава автентичността на информацията, съдържаща се в картата, с подпис в края на раздел II, на втората страница на личната карта.
За да попълните лична карта T-2, са необходими следните документи на служител:

1) паспорт (или друг документ за самоличност);
2) трудова книжка;
3) военна книжка;
4) документ за завършване на учебно заведение:
5) осигурителен сертификат за държавно пенсионно осигуряване;
6) удостоверение за регистрация в данъчния орган;
7) заповед за приемане на работа.

Останалата информация се въвежда въз основа на информация, предоставена от служителя за себе си.
Правила за попълване на формуляр № T-2

1) Името на организацията се посочва изцяло. Съкратеното наименование се посочва, ако е заложено в учредителните документи.
В същото време внимавайте за правилното изписване на името на организацията.
Например три различни изписвания на LLC "PARUS", "Parus", "PaRus".
2) Персоналният номер на служителя трябва да включва не повече от шест цифри. Назначава се на всяко новонаето или наето лице и не се променя при всяко движение на служител в рамките на организацията до неговото уволнение.
3) Идентификационният номер на данъкоплатеца и номерът на осигурителния сертификат на държавното пенсионно осигуряване се посочват в съответствие с удостоверението за присвояване на TIN и осигурителния сертификат на държавното пенсионно осигуряване.
4) В колона "Азбука" се посочва първата буква от фамилията на служителя.
5) Посочва се характерът на работата: „постоянно“, „временно“.
6) Видът работа (основна, непълно работно време) се записва изцяло
7) Полът се обозначава с буквата "М" или "Ж".
8) Фамилията, името, отчеството се записват изцяло.
9) Датата на раждане се установява въз основа на паспорт или друг документ за самоличност и се изписва изцяло в полето за текст, например: "10 ноември 1975 г." Кодът е посочен в цифров формат: "11/10/1975".

При посочване на мястото на раждане трябва да се има предвид следното:
дължината на записа, включително интервали и препинателни знаци, не трябва да надвишава 100 знака; области и области се изписват в родителен падеж, без запетаи, със следните съкращения:
град - град, село - село, област - кр., област - област, област - област, селище - населено място, област - pH, станция - ул.;
думите - аул, кишлак, село, село се изписват изцяло.
10) Кодът на пребиваване се определя съгласно Общоруския класификатор на обектите на административно-териториално деление 0K 019-95, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 31 юли 1995 г. № 413 ( ОКАТО).
11) Гражданството се изписва без съкращения. Регистрацията на гражданство и неговото кодиране се извършва съгласно Общоруския класификатор на информация за населението 0K 018-95, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 31 юли 1995 г. № 412 ( ОКИН).
Гражданството на Руската федерация е посочено с код 1, двойното гражданство е посочено с код 2, чуждото гражданство е посочено с код 3, липсата на гражданство е посочено с код 4.
12) Езиците, говорени от служителя, са посочени изцяло без съкращения.
Степента на владеене на езика в текстова форма се посочва, както следва:
- Чета и превеждам с речник - код 1;
- Чета и мога да се обясня - код 2;
- свободно - код 3.
При кодиране на колоната "Владеене на чужд език" се посочват два кода, като първият показва кода на езика, а вторият - степента на владеене на него.
13) Образованието се записва и кодира съгласно ОКИН и Общоруския класификатор на специалностите в образованието, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 30 декември 1993 г. № 296 ( ОКСО).
Според OKIN образованието се кодира, както следва:
- основно (общо) образование - код 02;
- основно средно образование - код 03;
- средно (пълно) общо образование- код 07;
- начално професионално образование - код 10;
- средно професионално образование - код 11;
- непълна висше образование- код 15;
- висше образование - код 18;
- следдипломно обучение - код 19.
Понякога на практика има проблеми с това как да се оформи запис за образованието на служител, ако то не е завършено.
как правилно записва информация за незавършено образование.

Справка за образованието на служителя, ако не е завършено

Вид образование по класификация

Завършена пет-шестгодишна гимназия
- Завършил седми, осми или девети клас на гимназия
- Студент във висше образование образователна институцияно не го завърши

Завършил е няколко курса на висше учебно заведение, но е бил принуден да го прекъсне или учи трета година
- Завършено тригодишно висше образование
- Учене в средно специализирано учебно заведение (техникум, колеж), но не и завършване на него

Завършил гимназия, училище с задълбочено проучваневсеки предмет, лицей, гимназия
- Завършено професионално училище или равностойно учебно заведение

Основно образование

Незавършено средно образование

Основно общо или средно професионално образование (в зависимост от това какво образование е имало по време на приема във висше учебно заведение)

Записва колко завършени курса или кой курс е записан

Незавършено висше образование
- Средно (пълно) общо или непълно средно професионално образование (в зависимост от вида на образованието, което е било налично по време на приемане в средно специализирано учебно заведение)
- Средно (пълно) общо образование

Първоначално професионално образование

При вписване на името на образователна институция се допускат съкращения, които не нарушават смисъла на името.
В случай, че името на учебното заведение включва думата "име", трябва да се напише "него."; ако това е последвано от думата „професори“, „академик“ или нещо друго, тогава трябва да напишете „тях. професор", "им. академик“ и др.
Заповеди в имената на учебните заведения не са посочени.
Цялата информация за образованието (квалификация, направление или специалност) се установява въз основа на диплома или друг документ за образование.
Безплатните редове в раздела за образование са за името и датата на завършване на второто висше или средно учебно заведение професионално образование. Ако служителят е завършил две средни или две висши учебни заведения по различни специалности, се записват и двете учебни заведения.
14) Дипломните квалификации са посочени в следния ред:
- за завършилите висше учебно заведение - "бакалавър", "магистър", "специалист". За ОКС "бакалавър" и "магистър" е посочено направлението, а за ОКС "специалист" - специалността;
- за завършилите средно учебно заведение - "техник", "стоков мениджър", "счетоводител", "управител" и др.
15) Професията (основна и допълнителна) се посочва изцяло на осн персонали заповед (инструкция) за работа.
Той е кодиран в съответствие с Общоруския класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите на заплатите ( OKPDTR). Допълнителна професия е тази, която не съвпада с основната професия, но може да представлява интерес за организацията.
16) Трудов стаж (общ, непрекъснат, даващ право на надбавка за прослужено време, както и право на други обезщетения, установени в организацията и т.н.) се изчислява въз основа на записи в трудовата книжка и (или) в други документи, потвърждаващи съответния стаж.
17) Състоянието на брака се записва и кодира според ОКИН.
Информация за брачното състояние:
- никога не е бил (а) женен - ​​код 1;
- е в регистриран брак - код 2;
- е в нерегистриран брак - код 3;
- вдовец (вдовица) - код 4;
- разведени - код 5.
18) В състава на семейството се посочват само членове на семейството, като се посочва степента на родство. За най-близки роднини се считат: баща, майка, син, дъщеря, брат, сестра, лицето, което е отгледало служителя, и други близки роднини, живеещи заедно със служителя.
19) Паспортните данни се посочват в строго съответствие с паспорта.
Адресът на местоживеенето се записва съгласно правилата за вписване на мястото на раждане.
Необходимо е да се попълнят и двете колони - както адреса на местоживеенето по паспорт, така и действителния адрес на местоживеенето, както и телефонния номер на служителя или близкия роднина.

Попълване на раздела за военна регистрация

Основните документи, въз основа на които се попълва раздел II„Информация за военна регистрация“ на личната карта T-2 е:
- военна книжка (или временно удостоверение, издадено в замяна на военна книжка), удостоверение за военнослужещ от запаса за граждани от запаса;
- удостоверение на гражданин, подлежащ на наборна военна служба.
След попълване на разделите „Обща информация“ и „Информация за военна регистрация“, служителят подписва лична карта и собственоръчно поставя датата, за да потвърди съгласието си с въведената информация.
Служителят по персонала поставя своя подпис, името на длъжността и преписа на подписа, като по този начин потвърждава, че вписванията са направени лично от него въз основа на представените документи.

Въвеждане на информация за наемане, сертифициране, повишаване на квалификацията, стимули, отпуски, социални придобивки и др.

Когато въвеждате информация за наемане и преместване на друга работа, трябва да попълните всички колони на таблицата. Информацията трябва да се въвежда без съкращения.
AT раздел III"Наемане и преместване на друга работа" информация за наемане и преместване на друга работа се въвежда въз основа на заповед (инструкция) за наемане (формуляри Т-1 и Т-1а) и заповед (инструкция) за преместване на друга работа (формуляр Т-5). При попълване на този раздел работодателят трябва да запознае служителя с направените записи срещу подпис.
При пълнене раздел IV"Заверка" на личен картон, попълват се всички графи и графи. Те посочват:
- дата на заверка;
- решението на комисията, например: „преместване на длъжност“, „изпращане за повишаване на квалификацията“ и др.;
- връзка към конкретен документ (като правило това е протокол от резултатите от сертифицирането), като се посочва неговия номер и дата.
Колоната Причина може да остане празна. Като алтернатива може да съдържа заповед на организацията за изпращане на служител за сертифициране и / или заповед за одобряване на резултатите от сертифицирането.
Данните за повишаване на квалификацията се записват въз основа на документи, представени от служителя.
AT Раздел V„Професионално развитие“ е посочено:
- начална и крайна дата на обучението;
- вид повишаване на квалификацията;
- името на образователната институция (институт за повишаване на квалификацията на министерството (ведомството), факултет за повишаване на квалификацията във висше учебно заведение, факултет за повишаване на квалификацията в средно професионално учебно заведение, институт за повишаване на квалификацията, курсове за повишаване на квалификацията в министерството (отдел ), курсове за повишаване на квалификацията в предприятия, научноизследователски и проектантски организации, институции за висше и средно професионално образование, институти за повишаване на квалификацията и техните филиали);
- вид на документа (сертификат, удостоверение);
- колоната "Причина" може да бъде празна или може да съдържа заповед на организацията за изпращане на служител за усъвършенствано обучение.
По същия начин в раздел VI се въвежда информация за професионална преквалификация, като се посочва специалността (посока, професия), по която се извършва преквалификация.
При пълнене раздел VII„Поощрения и награди“ трябва да посочва видовете стимули, прилагани към служителя (както на ниво организация, така и на ниво министерства и ведомства), както и да изброява държавни награди.
AT Раздел VIII„Ваканция“ записва всички видове ваканции, предоставени на служителя през периода на работа в организацията. Основата за извършване на вписвания са заповеди за предоставяне на ваканции.
При попълване на таблицата за отпуск въз основа на поръчката се въвежда само началната дата на отпуската. Крайната дата на отпуската се въвежда след завръщането на служителя от отпуска. Това се дължи на факта, че в случай, че служител е извикан от ваканция или прекъснат, колоната „Крайна дата“ ще съдържа датата, на която служителят напуска работа, а не планираната крайна дата на ваканцията по заповед.
В същата таблица задължително се отбелязва оставянето без запазване заплати. Той се зачита при изчисляване на трудовия стаж, който дава право на годишен основен платен отпуск, тъй като съгласно чл. 121 от Кодекса на труда на Руската федерация не включва времето за предоставяне на неплатен отпуск на служител, ако общата им продължителност надвишава 14 години. календарни днипрез работната година.
AT Раздел IX„Социални обезщетения“ трябва да посочват списъка на обезщетенията и техните основания, предоставени на служителя от федералните закони, подзаконови актове и местни разпоредби на организацията ( трудов договор, колективен договор, отраслови споразумения).
AT раздел "Допълнителна информация"за пълнота на счетоводството, когато е необходимо, посочете:
- информация за обучението на пълно работно време - задочно (вечерно), кореспондентско, външно обучение в отдели за висше и средно професионално обучение (трябва също да поставите датите на прием в образователна институция и нейното дипломиране);
- информация за работещия човек с увреждания, посочваща сертификата MSEC, групата на увреждане и датата на нейното установяване (промяна), причината за увреждането;
- заключението на експертната комисия за условията и характера на работа.
След като служителят бъде уволнен от организацията, се правят записи в раздел XI на причината за уволнението ”, което посочва декодирането на причината за уволнението на служителя в съответствие с точната формулировка, дадена в Кодекса на труда на Руската федерация , датата на уволнението, номера на заповедта за уволнение.
При затваряне на личната карта Т-2 служителят на персонала поставя своя личен подпис с нейния препис и посочване на длъжността. Самият служител се подписва по същия начин. Подписът на служителя в този случай потвърждава съгласието му с всички записи, направени в личния му картон.

ПРИМЕР ЗА ПОПЪЛВАНЕ НА КАРТА Т-2 стр. 1, 2, 3, 4
за да увеличите изображението, щракнете върху изображението

Процедурата за извършване на промени в информацията за служител

Когато информацията за служител се промени, съответните данни се въвеждат в личната му карта, която се заверява с подписа на специалист в отдела по персонала, а ако се правят промени в разделите „Обща информация“ и „Информация за военна регистрация“ ”, след това с подпис на самия служител.
Промените се правят по същия начин, както в трудовата книжка.
При промяна на фамилното име старото се зачертава и на негово място се изписва ново в съответствие с документите, подадени в отдела за персонал.
Освен това всички последващи промени в данните за служителя (промяна на местожителството и т.н.) се отразяват в личната карта от служителя на отдела за персонал.
Пълната подмяна на лична карта е нежелателна поради причината, че в бъдеще ще бъде трудно да се възстанови цялата информация за този служител.
Що се отнася до промяната на паспортните данни и семейното положение, може да се приложи същата схема - със зачертаване.
Правила за кодиране
При кодиране на информация в личната карта T-2 е необходимо да се спазват редица правила за попълване, определени от Стандарта за автоматизирани системи за управление на персонала:
1. Ако в полето за кодиране са направени неправилни записи или информация, която не е свързана с това попълване, формулярът T-2 се счита за повреден и трябва да бъде пренаписан. Затова е препоръчително или да въвеждате точните кодове, или изобщо да не ги въвеждате, докато личната карта Т-2 не бъде архивирана.
2. При липса на записи или при отрицателни отговори („Нямам“, „Нямам“), кодираната част на този атрибут остава празна.
3. При посочване на дати името на месеца се изписва изцяло, годината се изписва четирицифрено; например: "14 февруари 2006 г.".
4. Датите се кодират с арабски цифри в следния ред: ден-месец-година; например: "03.10.1998".
В организации и предприятия, които не планират да въведат автоматизирана система за управление на дейностите на персонала, е разрешено да не се кодират подробности.

Лична карта на служителя- това е документ от унифициран формуляр № T-2, който се попълва въз основа на всички категории.

Формулярът за лична карта Т-2 е одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“.

Правила за попълване на лична карта на служител T-2

Попълването на лична карта се извършва от служител на службата за персонал. Служителят, за когото е попълнена личната карта, потвърждава автентичността на информацията, съдържаща се в картата, с подпис в края на раздел II, на втората страница на личната карта.

За да попълните лична карта T-2, са необходими следните документи на служител:

  • трудов договор, сключен със служителя;
  • Редът за приемане на работа;
  • паспорт (или друг документ за самоличност);
  • История на заетостта;
  • военна книжка;
  • документ за образование, квалификация или специално звание;
  • осигурителен сертификат за държавно пенсионно осигуряване;
  • удостоверение за регистрация в данъчния орган.

Останалата информация се въвежда въз основа на информация, предоставена от служителя за себе си. В някои случаи, в зависимост от спецификата на работата, работодателят може да поиска от лицето, което кандидатства за работа, допълнителни документи, предвидени от действащото законодателство на Руската федерация.

Правила за попълване на формуляр № T-2

1) Име на компанияпосочени изцяло. Съкратеното наименование се посочва, ако е заложено в учредителните документи.

2) Личен номерслужител трябва да включва не повече от шест цифри. Назначава се на всяко новонаето или наето лице и не се променя при всяко движение на служител в рамките на организацията до неговото уволнение.

3) Идентификационен номерданъкоплатец и номерът на осигурителния сертификат на държавното пенсионно осигуряване е посочен в съответствие с удостоверението за присвояване на TIN и осигурителния сертификат на държавното пенсионно осигуряване.

4) В колона "азбука"посочва се първата буква от фамилията на служителя.

5) Характерработа е посочено: "постоянно", "временно".

6) Вид работа(основно, задочно) се записва изцяло.

7) Етажобозначава се с буквата "М" или "Ж".

8) Пълно имесе записват изцяло.

9) Дата на ражданесе установява въз основа на паспорт или друг документ за самоличност и се изписва изцяло в полето за текст, например: "10 ноември 1975 г.". При посочване на мястото на раждане трябва да се има предвид следното:
– дължината на записа, включително интервали и препинателни знаци, не трябва да надвишава 100 знака;
- областите и областите се пишат в родителен падеж, без запетаи, със следните съкращения: град - град, село - село, област - кр., област - окръг, област - област, село - населено място, област - р-н., гара - ул.; думите аул, кишлак, село, село се изписват изцяло.

10) Код на пребиваванесе определя съгласно Общоруския класификатор на обектите на административно-териториално деление 0K 019-95, одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Русия от 31 юли 1995 г. № 413 (OKATO).

11) Гражданствонаписано без съкращения. Регистрацията на гражданството и неговото кодиране се извършват съгласно Всеруския класификатор на информация за населението 0K 018-95, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 31 юли 1995 г. № 412 (ОКИН). Гражданството на Руската федерация е посочено с код 1, двойното гражданство е посочено с код 2, чуждото гражданство е посочено с код 3, липсата на гражданство е посочено с код 4.

12) Езицисобственост на служителя се посочват изцяло без съкращения. Степента на владеене на езика в текстова форма се посочва, както следва:
Чета и превеждам с речник - код 1;
Чета и мога да се обясня - код 2;
свободно - код 3.
При кодиране на колоната "Владеене на чужд език" се посочват два кода, като първият показва кода на езика, а вторият - степента на владеене на него.

13) образованиесе записва и кодира съгласно OKIN и Общоруския класификатор на специалностите в образованието, одобрен с Постановление на Държавния стандарт на Русия от 30 декември 1993 г. № 296 (OKSO).
Според OKIN образованието се кодира, както следва:

  • основно (общо) образование - код 02;
  • основно средно образование - код 03;
  • средно (пълно) общо образование - код 07;
  • начално професионално образование - код 10;
  • средно професионално образование - код 11;
  • незавършено висше образование - код 15;
  • висше образование - код 18;
  • следдипломно обучение - код 19.
Понякога на практика има проблеми с това как да се оформи запис за образованието на служител, ако то не е завършено.

Как да запишете информация за незавършено образование?

Справка за образованието на служителя, ако не е завършено

Вид образование по класификация

Завършена пет-шестгодишна гимназия

Учи във висше учебно заведение, но не го е завършил

Учи в средно специализирано учебно заведение (техникум, колеж), но не го завършва

Завършил гимназия, училище със задълбочено изучаване на всеки предмет, лицей, гимназия

Завършил професионално училище или равностойно учебно заведение

Основно образование

Незавършено средно образование

Основно общо или средно професионално образование (в зависимост от това какво образование е имало по време на приема във висше учебно заведение)

Незавършено висше образование

Средно (пълно) общо или непълно средно професионално образование (в зависимост от вида на образованието, което е било налично по време на приемане в средно специализирано учебно заведение)

Средно (пълно) общо образование

Първоначално професионално образование

При вписване на името на образователна институция се допускат съкращения, които не нарушават смисъла на името.

В случай, че името на учебното заведение включва думата "име", трябва да се напише "него."; ако това е последвано от думата „професори“, „академик“ или нещо друго, тогава трябва да напишете „тях. професор", "им. академик“ и др.

Заповеди в имената на учебните заведения не са посочени. Цялата информация за образованието (квалификация, направление или специалност) се установява въз основа на диплома или друг документ за образование.

Безплатните редове в раздела за образование са предназначени за името и датата на завършване на второто учебно заведение за висше или средно професионално образование. Ако служителят е завършил две средни или две висши учебни заведения по различни специалности, се записват и двете учебни заведения.

14) Дипломна квалификацияпосочени в следния ред:

за завършилите висше учебно заведение - „бакалавър“, „магистър“, „специалист“. За ОКС "Бакалавър" и "Магистър" е посочено направлението, а за ОКС "Специалист" - специалността;

за завършилите средно учебно заведение - "техник", "търговец", "счетоводител", "управител" и др.

15) Професия(основни и допълнителни) се посочва изцяло въз основа на заповедта (инструкцията) за приемане на работа. Той е кодиран в съответствие с Общоруския класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите на заплатите (OKPDTR). Допълнителна професия е тази, която не съвпада с основната професия, но може да представлява интерес за организацията.

16) Работен опит(общи, непрекъснати, даващи право на надбавка за прослужено време, както и право на други обезщетения, установени в организацията и др.) се изчислява въз основа на записи в трудовата книжка и (или) в други документи, потвърждаващи съответните продължителност на услуга.

17) Женен статусзаписан и кодиран според OKIN.

Информация за брачното състояние:

  • никога не е бил (а) женен - ​​код 1;
  • е в регистриран брак - код 2;
  • е в нерегистриран брак - код 3;
  • вдовец (вдовица) - код 4;
  • разведен (а) - код 5.

18) Като част от семействопосочени са само членове на семейството с указание за степента на родство. За най-близки роднини се считат: баща, майка, син, дъщеря, брат, сестра, лицето, което е отгледало служителя, и други близки роднини, живеещи заедно със служителя.

19) Паспортни даннипосочени в строго съответствие с паспорта.

Адресът на местоживеенето се записва съгласно правилата за вписване на мястото на раждане. Необходимо е да се попълнят и двете колони: както адресът на местоживеене по паспорт, така и действителният адрес на местоживеене, както и телефонният номер на служителя или близкия роднина.

Основните документи, въз основа на които се попълва раздел II "Информация за военна регистрация" на личната карта T-2, са:

  • военна книжка (или временно удостоверение, издадено вместо военна книжка), удостоверение за военнослужещ от резерва за граждани, които са в запаса;
  • удостоверение на гражданин, подлежащ на наборна военна служба.

Ако служителят е офицер от резерва, информацията за този раздел се взема от военната карта:

Параграф 1.„Категория резерв“ - в този параграф не се отбелязват офицери от запаса.


Точка 3.„Състав (профил)“ - пълното име на състава (без съкращения) се записва в съответствие с параграф 7 „Име на профила“ на третата страница на военната лична карта.


Точка 4.„Пълно кодово обозначение на VUS“ - пълното кодово обозначение на военната регистрационна специалност се записва в съответствие с параграф Б „VUS №“ на третата страница на военната карта.


Точка 5. „Категория на годност за военна служба“ - попълва се въз основа на вписването на параграф 15 „Информация за медицински прегледи“ на страници 10-13 от военната лична карта. Категориите имат следните буквени означения: А - годен за военна служба, Б - годен за военна служба с малки ограничения, В - ограничено годен за военна служба, Г - временно негоден за военна служба. Ако категорията на валидност не е посочена във военното удостоверение, тогава категория А се поставя в параграф 2 на раздела за лична карта.


Точка 7.„Той е регистриран във военните“: (всички данни в параграфа са съставени с обикновен молив) ред А се попълва, ако има заповед за мобилизация или печат за издаване и отнемане на заповеди за мобилизация (данните от параграф 16 на страница 14-21 от военната карта са посочени в картата на служителя); ред Б се попълва, ако служителят е резервиран за организацията за периода на мобилизация и за военно време (серията и номерът на удостоверението за отсрочка, номерът на списъка на длъжностите и професиите и датата, на която е издадено отлагането от военен комисариат се вписват в картата).


Ако служителят подлежи на военна служба, параграфи 1, 3, 4 и 7 от раздел 2 не се попълват.
Точка 2."Военно звание" - прави се отметка "подлежи на военна служба".


Точка 5. „Категория годност за военна служба“ - вписването се извършва въз основа на данни от „удостоверението за регистрация“ на гражданина (на страница 1 в раздел 1 „Обща информация“ след думата „признат“) под формата на писмо от съответната категория (A, B, C или D).


Точка 8се попълва, ако служителят е навършил пределната възраст за отбиване в запаса или е признат за негоден за военна служба по здравословни причини. В този случай в колоната се казва „отстранен от военна регистрация поради възраст“ или „отстранен от военна регистрация по здравословни причини“.


При пълнене раздел IV"Заверка" на личен картон, попълват се всички графи и графи. Те посочват:

дата на заверка;

  • решение на комисията, например: „преместване на длъжност“, „изпращане за повишаване на квалификацията“ и др.;
  • връзка към конкретен документ (като правило това е протокол от резултатите от сертифицирането), като се посочва неговия номер и дата.

Колоната Причина може да остане празна. Като алтернатива може да съдържа и заповед за одобряване на резултатите от сертифицирането.

Данните за повишаване на квалификацията се записват въз основа на документи, представени от служителя.

AT Раздел V„Професионално развитие“ е посочено:

– начална и крайна дата на обучението;

- вид повишаване на квалификацията;

- името на образователната институция (институт за повишаване на квалификацията на министерството (ведомството), факултет за повишаване на квалификацията във висше учебно заведение, факултет за повишаване на квалификацията в средно професионално учебно заведение, институт за повишаване на квалификацията, курсове за повишаване на квалификацията в министерството (отдел ), курсове за повишаване на квалификацията в предприятия, научноизследователски и проектантски организации, институции за висше и средно професионално образование, институти за повишаване на квалификацията и техните филиали);

- вид на документа (сертификат, удостоверение);

- колоната "Причина" може да е празна или може да съдържа заповед на организацията за изпращане на служител за усъвършенствано обучение.

По същия начин, в раздел VIвъвежда се информация за професионална преквалификация, като се посочва специалността (посока, професия), по която се извършва преквалификация. При попълване на раздел VII „Стимули и награди“ е необходимо да се посочат видовете стимули, прилагани към служителя (както на ниво организация, така и на ниво министерства и ведомства), както и да се изброят държавни награди.

Раздел VIII„Ваканция“ записва всички видове ваканции, предоставени на служителя през периода на работа в организацията. Основание за извършване на вписванията са.

При попълване на таблицата за отпуск въз основа на поръчката се въвежда само началната дата на отпуската. Крайната дата на отпуската се въвежда след завръщането на служителя от отпуска. Това се дължи на факта, че в случай, че служител е извикан от ваканция или прекъснат, колоната „Крайна дата“ ще съдържа датата, на която служителят напуска работа, а не планираната крайна дата на ваканцията по заповед.

В същата таблица задължително се отбелязва отпуск без заплащане. Той се зачита при изчисляване на трудовия стаж, който дава право на годишен основен платен отпуск, тъй като съгласно чл. 121 от Кодекса на труда на Руската федерация не включва времето за предоставяне на неплатен отпуск на служител, ако общата им продължителност надвишава 14 календарни дни през работната година.

Раздел IX„Социални обезщетения“ трябва да посочват списъка на обезщетенията и техните основания, предоставени на служителя от федерални закони, подзаконови актове и местни разпоредби на организацията (трудов договор, колективен договор, индустриални споразумения).

В раздела „Допълнителна информация“ за пълнота на счетоводството, ако е необходимо, посочете:

- информация за обучение в непълно работно време (вечер), кореспонденция, отдели за външно обучение на институции за висше и средно професионално обучение (датите трябва да бъдат въведени - прием и дипломиране от образователна институция);

- информация за работещ човек с увреждания, посочваща сертификата на MSEC, групата на увреждане и датата на нейното установяване (промяна), причината за увреждането;

– заключението на експертната комисия за условията и характера на работа.

След напускане на служителот организацията се правят записи в раздел IX „Основания за уволнение“, което посочва декодирането на причината за уволнението на служителя в съответствие с точната формулировка, дадена в Кодекса на труда на Руската федерация, датата на уволнението, номер.

При затваряне на личната карта Т-2 служителят на персонала поставя своя личен подпис с нейния препис и посочване на длъжността. Самият служител се подписва по същия начин. Подписът на служителя в този случай потвърждава съгласието му с всички записи, направени в личния му картон.

Процедурата за извършване на промени в информацията за служител

Когато информацията за служител се промени, съответните данни се въвеждат в личната му карта, която се заверява с подписа на специалист в отдела по персонала, а ако се правят промени в разделите „Обща информация“ и „Информация за военна регистрация“ ”, след това с подпис на самия служител.

Промените се извършват по същия начин, както в трудовата книжка.При промяна на фамилното име старото се зачертава и на негово място се записва ново в съответствие с документите, представени в отдела за персонал.

Освен това всички последващи промени в данните за служителя (промяна на местожителството и т.н.) се отразяват в личната карта от служителя на отдела за персонал. Пълната подмяна на лична карта е нежелателна поради причината, че в бъдеще ще бъде трудно да се възстанови цялата информация за този служител. Що се отнася до промяната на паспортните данни и семейното положение, може да се приложи същата схема - със зачертаване.

Правила за кодиране

При кодиране на информация в личната карта T-2 е необходимо да се спазват редица правила за попълване, определени от Стандарта за автоматизирани системи за управление на персонала:

  1. Ако в полето за кодиране са направени неправилни записи или информация, която не е свързана с това попълване, формулярът T-2 се счита за повреден и трябва да бъде пренаписан. Затова е препоръчително или да въвеждате точните кодове, или изобщо да не ги въвеждате, докато личната карта Т-2 не бъде архивирана.
  2. При липса на записи или при отрицателни отговори („Нямам“, „Нямам“), кодираната част на този атрибут остава празна.
  3. При посочване на дати името на месеца се изписва изцяло, годината се изписва с четири цифри; например: "14 февруари 2006 г.".
  4. Датите се кодират с арабски цифри в следния ред: ден-месец-година; например: "03.10.1998".
  5. В организации и предприятия, които не планират да въведат автоматизирана система за управление на дейностите на персонала, е разрешено да не се кодират подробности.